Due sezioni, un'unica storia del cliente
Inbox e Clienti sono due sezioni del gestionale (Getrix e ImmobiliarePro) che lavorano sugli stessi contatti da due punti di partenza diversi:
- Inbox è la lista di tutti i contatti in arrivo da Immobiliare.it: messaggi, telefonate, Match, Ricerche Attive e Richieste di Vendita e Valutazione. Ha preso il posto della vecchia sezione Messaggi.
- Clienti è l'elenco dei tuoi clienti: qui parti dalla persona, non dal singolo contatto.
Le due sezioni condividono la stessa cronologia: da Inbox apri un messaggio e vedi tutti gli scambi che ci sono stati con quel cliente; da Clienti apri il cliente e ritrovi la stessa timeline. È lo stesso storico, raggiunto da due porte diverse.
Tutti i messaggi e i contatti che avevi in Messaggi sono stati migrati in Inbox e mantengono il loro stato originario: non perdi nulla di quello che avevi già.
Le tipologie di contatto
In Inbox i contatti sono divisi per tipologia, così puoi filtrarli e capire a colpo d'occhio da dove arrivano:
- Messaggi — chi ti scrive direttamente da un tuo annuncio.
- Telefonate — le chiamate che ricevi sugli annunci, tracciate grazie al Telefono Smart; con Segreteria AI anche quelle a cui non rispondi ti tornano come contatto qualificato.
- Match e Ricerche Attive — utenti che stanno cercando casa nelle tue zone.
- Richieste di Vendita e Valutazione — proprietari che vogliono vendere casa o farla valutare.
Da singolo contatto a cliente seguito nel tempo
Il cambiamento più importante è nel modo di lavorare. Prima ogni contatto era a sé: un messaggio, una telefonata, un Match, ognuno nella sua sezione. Ora ogni contatto che arriva in Inbox può essere trasformato in un cliente, con una scheda che raccoglie la cronologia completa delle interazioni, le note che aggiungi e ciò che il cliente sta cercando.
Così, quando lo stesso cliente ti scrive, ti chiama e poi genera un Match, non vedi tre eventi scollegati ma un'unica storia sulla sua scheda, che ritrovi identica sia partendo da Inbox sia dalla sezione Clienti. Non ti serve più un file Excel o un gestionale esterno per tenere il filo.
Conosci il cliente prima ancora di chiamarlo
Quando un utente registrato ti contatta, nella sua scheda trovi le informazioni che ha dichiarato su Immobiliare.it: nome, email e telefono, l'annuncio per cui ti ha scritto e le ricerche che ha salvato su immobili simili. A questi si aggiungono i dati di pre-qualifica che l'utente ha indicato sul portale, come l'urgenza di acquisto o trasferimento, la necessità di un mutuo o la presenza di animali domestici.
Sono informazioni che ti permettono di rispondere in modo mirato e di proporre da subito immobili in linea con quello che il cliente cerca. Il dato che inserisci tu ha sempre la priorità: puoi correggere o sovrascrivere quello che arriva dal portale in base a ciò che sai del tuo cliente.
Le Richieste dei tuoi clienti
Quello che un cliente cerca (zona, tipo di immobile, prezzo, caratteristiche) si salva sulla sua scheda sotto forma di Richiesta. È la stessa funzione che prima si chiamava "ricerche manuali": stesso funzionamento, nuovo nome e nuova collocazione, ora direttamente sul cliente a cui si riferisce.
Su ogni Richiesta vedi gli incroci, cioè gli immobili del tuo portafoglio che corrispondono a quei criteri e che puoi inviare al cliente. Gli incroci sono segnalati in tutti i punti in cui ti servono: nella scheda del cliente, nella lista clienti e nella colonna Richieste di Inbox.
Gli stati dei contatti
Ogni contatto in Inbox ha uno stato che ti aiuta a capire a che punto sei:
- Nuovo: contatto ricevuto e mai aperto. È quello che alimenta il pallino rosso dei non letti.
- Visualizzato: contatto aperto ma non ancora chiuso.
- Gestito: contatto concluso.
I contatti non si eliminano: si chiudono passandoli a Gestito, così escono dalla vista principale ma restano nella cronologia del cliente.
Notifiche email e gestione anche da smartphone
Ogni volta che ricevi un nuovo contatto, il sistema ti invia una notifica via email con le informazioni utili per rispondere subito, come i dettagli dell'immobile e i recapiti dell'utente. La conversazione resta sempre allineata: che tu risponda dal gestionale, dall'app o dall'email, ritrovi lo stesso filo aggiornato.
Puoi gestire tutto anche in mobilità: scarica l'app di Immobiliare.it, accedi con il tuo account agente e rispondi ai messaggi, organizza le risposte o pianifica le visite direttamente dallo smartphone.
Se le email di notifica sono troppe, puoi disattivarle (in tutto o solo per Match e Ricerche Attive) dal tasto Impostazioni, presente direttamente in Inbox.
Domande frequenti
Cos'è cambiato rispetto alla vecchia sezione Messaggi?
La sezione Messaggi è stata sostituita da Inbox, che raccoglie non solo i messaggi ma anche telefonate, Match, Ricerche Attive e Richieste di Vendita e Valutazione. Cambia anche la logica: da una gestione per singolo contatto a una gestione per cliente, dove ogni contatto può diventare una scheda con cronologia, note e richieste (che ritrovi anche nella sezione Clienti). I messaggi e i contatti che avevi in Messaggi sono stati migrati in Inbox e mantengono il loro stato originario: non è andato perso nulla.
Che differenza c'è tra Inbox e Clienti?
Sono due sezioni che lavorano sugli stessi contatti, con un punto di partenza diverso. In Inbox parti dal contatto in arrivo: apri un messaggio o una telefonata e da lì vedi tutta la cronologia degli scambi con quel cliente. In Clienti parti dalla persona: apri la scheda del cliente e ritrovi la stessa timeline. È la vecchia sezione Messaggi ad essere diventata Inbox; Clienti è la rubrica dei tuoi clienti. In entrambi i casi arrivi alla stessa scheda con lo storico completo.
Qual è la differenza tra "Visualizzato" e "Gestito"?
Visualizzato significa che hai aperto il contatto ma non l'hai ancora chiuso (per esempio un messaggio letto ma non ancora risposto). Gestito significa che hai concluso il lavoro su quel contatto. Entrambi gli stati fanno sparire il pallino rosso dal contatore, ma "Gestito" segnala che per te quel contatto è chiuso.
Vedo "messaggi non letti" ma li ho già aperti o gestiti tutti. Perché?
In alcuni casi il contatore può continuare a mostrare dei non letti anche quando hai aperto o gestito tutti i contatti. Non è un comportamento voluto: sia lo stato Visualizzato sia lo stato Gestito dovrebbero azzerare il pallino rosso. Se ti capita, segnalalo all'assistenza tecnica indicando il nome dell'agenzia, il numero mostrato dal contatore e, se puoi, uno screenshot.
Come gestisco i contatti dallo smartphone?
Scarica l'app di Immobiliare.it e accedi con il tuo account agente: ritrovi gli stessi contatti del gestionale e puoi rispondere ai messaggi, organizzare le risposte e pianificare le visite direttamente dal telefono. La conversazione resta allineata tra gestionale, app ed email.
Come disattivo le notifiche email?
Dal tasto Impostazioni, presente direttamente in Inbox, puoi disattivare le notifiche email. Puoi anche disattivare solo quelle di Match e Ricerche Attive, mantenendo attivi i servizi all'interno del gestionale.
Dove sono finite le "ricerche manuali"?
Sono state rinominate Richieste e spostate sulla scheda del cliente. Prima stavano in una sezione separata (Clienti › Ricerche manuali), scollegate dal cliente a cui si riferivano; ora le trovi direttamente sulla sua scheda, nella tab Richieste, e nella colonna Richieste di Inbox e della lista clienti. La funzione è la stessa: salvi cosa cerca il cliente e ricevi gli incroci con i tuoi immobili. Le richieste che avevi già salvato sono state migrate in automatico, non devi rifare nulla.
Vengo avvisato quando entra un immobile che corrisponde a una richiesta salvata?
No. L'incrocio viene calcolato subito, ma non ricevi un avviso, un'email o una notifica quando entra in portafoglio un immobile che corrisponde a una richiesta salvata. Per accorgertene consulta la scheda del cliente, la lista clienti o la colonna Richieste, dove l'esistenza di incroci è sempre messa in evidenza.
Che differenza c'è tra una Richiesta e un Match?
La Richiesta la salvi tu sulla scheda del cliente e descrive cosa quel cliente sta cercando: genera gli incroci con gli immobili della tua agenzia, che invii quando vuoi. Il Match nasce invece da una ricerca che l'utente ha salvato su Immobiliare.it: è il portale che abbina quella ricerca a un tuo annuncio. In breve, la Richiesta è materiale tuo sul tuo cliente, il Match arriva dal portale.
Posso esportare i clienti o i contatti in Excel?
Al momento non è disponibile un'esportazione dei clienti o dei contatti in Excel. I contatti restano consultabili e filtrabili all'interno di Inbox e della lista clienti.